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現代人已經太習慣使用電子郵件了，甚至沒有意識到它也是「數位工具」的一種。然而，執行主管若只因使用方便，而不去深入思考電子郵件的使用方式，那麼別說想要順利推動部屬的工作，甚至有可能造成他們失控的狀況。
對執行主管來說，電子郵件就像水一樣，既能載舟也能覆舟。
「○○那個案子，我不是寫E-mail跟你說星期一前要完成嗎？為什麼還沒有完成？怎麼回事？」
在這個案例中，因為自己工作繁忙，以為只要寄一封電子郵件就能放心交辦工作的上司，正在斥責因為看漏了信而沒有完成交辦事項的部下。這是現代職場上常見的一幕。
然而，真要論是非對錯，我認為錯應該出在上司身上。
對部下交辦工作時，要從「發出指示」到「確認完成」，這才是身為上司應該負的職責。因此，「傳達資訊」不能只有「傳」送，還要確認是否已送「達」。從這個觀點來看，「寄出電子郵件」只不過是將「資訊傳出」就停住了，還沒送「達」部下手中呢。
一樣米養百樣人，部下也有百百種。
如果是從小浸淫在數位環境中的年輕部下，只要傳一封電子郵件給他們，或許就能理解工作內容，完成符合上司期待的結果。我想，這類優秀的部下肯定還是有的。不過，一定也有無法正確讀取上司意圖，或是需要花很長一段時間才能理解的部屬。
此外，更有一種人是「以為自己看懂上司的指示，其實根本不明白」。這種部下不是囫圇吞棗、就是判讀錯誤，難保不會做出離目標相去甚遠的事，結果還是得靠上司出手修正工作軌道。
還有一種叛逆型的部下，他們的想法是「為什麼非得一味聽從上司指示不可，我可不想被他牽著鼻子走」。
部下在身心游刃有餘時，或許能夠從容不迫地讀懂上司指示的內容。然而，若是經常被業績追著跑，處在身心緊繃的狀態下，單方面來自上司的「數位溝通」，對他們來說就像一顆「未爆彈」。結果造成「雖然沒有反駁，但也沒有接受」的後果，不滿的氣氛「燜燒」蔓延至整個團隊，哪天可能就此引爆了。
這種事我自己就實際體驗過無數次。想挽救這種狀況，就要靠傳統類比型的方法來彌補。
比方說，我在團隊會議前，會先列印出之前發給所有人的交辦工作電郵，將其當作會議資料發給每個人。
絕對不希望產生誤會的地方，再用粉紅色螢光筆劃線作記號，或更進一步貼上附加說明的便條紙。一邊說明、一邊觀察每個人的表情，確定他們真的理解並心服口服……實際上，我一直如此執行。
遇到可能誤判指示內容的部屬，我還會另外一對一開會確認。
或許有人會說：「既然如此，一開始就不要發電子郵件，直接開會就好啦？」不過，如果不留下文字紀錄，會議上討論的內容很容易引起「到底有沒有說過」的糾紛。這種時候，電子郵件就是一種「留下紀錄」的方法。
還有，「第一次接手的業務」、「責任重大的計畫」、「容易造成較大心理負擔的業績門檻」 ……這些對部下來說，都是難度較高的工作。為了提升士氣，在他們著手進行這類工作前，主管若能當面給予建議，比方直接對部下說一句：「有任何問題隨時都能來找我商量。」這對他們來說，一定能成為一劑強心針。
當然也有只要寄出電子郵件就能完成溝通的案例， 若就「 迅速、同時可進行複數指示、確實傳達」這些觀點來看，便利的電子郵件的確是職場上不可或缺的溝通工具。
最重要的是，上司是否確實明白數位溝通的優缺點各在哪裡。
理解之後，還要懂得因應狀況區分數位與類比工具，提醒自己學會「兩段式溝通」的技巧。目標是成為能兼顧數位與類比的「混合型主管」。
