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【職場小祕方】簡化作業流程 創造加值人力

簡化作業流程,對比較沒效率的工作項目或執行後成本大於效益的工作項目,予以簡化或者不做,讓人力用在刀口上。(123RF)
簡化作業流程,對比較沒效率的工作項目或執行後成本大於效益的工作項目,予以簡化或者不做,讓人力用在刀口上。(123RF)

文/曉峯
公司新創的項目越來越多,但是人員卻無法增加,每個單位主管都會感覺人力越來越吃緊。該如何解決呢?

以我多年的經驗,就是將工作簡化,概分為兩大項:一、簡化作業流程;二、簡化工作項目。

筆者建議,先試著簡化作業流程,因為這影響層面大效益高;實在不行,再進行工作項目簡化,對比較沒效率的工作項目或執行後成本大於效益的工作項目,予以簡化或者不做,讓人力用在刀口上。

如何簡化作業流程?筆者分享一個自己的親身經歷,希望能啟發管理者的思考,進而做出更恰當的決策。

多年前,我調任到一個新單位,單位人力實在吃緊,因此決定將所有同仁的工作內容進行全面分析,試圖找出是否有多餘人力的脈絡,可以處理日漸增加的工作項目。

透過分析發現,有兩位同仁的職務是屬於例行工作事務,他們的工作主要內容是接受納稅義務人的申請,釐正電腦系統資料,再發文給納稅義務人核准申請事項,而這個發文的動作,作業量非常大,所以就占用了兩個人力。

注意到這個作業流程了嗎?接受申請、登錄電腦釐正、發文,這樣三段式作業程序,最繁雜的部分,是處理發文系統。所以,我重新設計新的作業流程,把原有的申請書重新設計為A4紙張大小,中間以圓點橫線分隔為兩部分,上方為申請聯,下方為核備聯,所以又刻了一個核備原子章,中間有可撥動的日期。

然後,再將作業流程重新設計,申請人以新表格填寫,承辦同仁接受申請,現場於核備聯蓋上戳章,再撕下交給申請人收執,如此簡化了發文的動作。申請人也很高興,當場提出申請,就能收到核備聯,不用再曠日廢時的等待核准公函,簡化納稅義務人處理程序。

這個新的流程讓工作簡化,不但節省人力與發文紙張,也節省了郵資,更給申請人提供最快速、最便利的服務,最後只需要1/2個人力,處理電腦登錄與釐正,解決當時人力吃緊的問題。所以簡化作業流程是提升人力很好的祕訣,可以提供更好的服務,讓服務更有效率。

簡化作業流程在管理學上有個學術名詞叫「流程再造」,主要的原理是在於,以往可能侷限於人工作業、批次作業,造成流程上的設計不符合快速、穩健、即時反應的原則。所以,審視作業流程有否改進的空間,這就是流程再造。而針對每一個步驟進行分析,哪邊的流程可以更有效率的處理,然後繪製出新的作業流程圖,就可以進行流程再造。

前面的案例與理論分享,希望對管理者有所幫助,好好審視你現在所有的工作項目中,是否有流程再造的地方,若能有所調整應該會讓各工作項目更有效率。◇