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【安可人生】以「時間管理」的骰子,決定你的未來?

時間是最稀有的資源,除非善加管理,否則一事無成。(123RF)
時間是最稀有的資源,除非善加管理,否則一事無成。(123RF)

文/傅安國(資深專案顧問)
「應該計畫好每一天的工作,這樣才能帶來效益。」——「現代公共關係之父」艾維·利(Ivy Lee)

老俊在臺中南屯區開了間手作丼飯、炸物店,因為營收遲遲未如預期,且恰逢疫情亂世,於是開始陷入了「天天想東望西」的糾結漩渦,一下子想和外送平臺合作,一下又想調整菜色菜單,這會兒想著員工的教育訓練好像出了問題,那會兒靈光閃動,覺得雲端廚房似有可為之處⋯⋯在東摸摸西碰碰之下,不知不覺又過了一個多月,結果,搞得仍舊是東不成西不就!

艾維利時間管理法

1918年時期,美國有一間大型鋼鐵公司「伯利恒鋼鐵公司」(Bethlehem Steel Corporation),總裁查理斯·施瓦布(Charles M. Schwab),他當時是小有知名度的富人之一。有一天,施瓦布想要提升公司團隊的工作效率,進而讓公司獲利提升;於是邀請了當時有名的專業顧問艾維·利(Ivy Lee)來公司開會,商談因應策略。

艾維·利說,他可以在10分鐘內給施瓦布一樣東西,這東西能將他公司的業績提高至少50%以上;接著,他遞給施瓦布一張空白紙,說:「在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。」

過了一會兒又說:「現在用數字來標明,每件事情對於你和你的公司的重要性次序。」這花了施瓦布大約5分鐘的時間。

艾維·利又說:「現在把這張紙放進口袋。明天早上第一件事是把紙條拿出來,做第一項。不要看其他的,只看第一項。著手去辦第一件事,直到它被你完成為止。然後,用同樣的方法去對待第二項、第三項……直到你下班為止。如果你只做完第五件事,那也不要緊。因為你總是在做著最重要的事情。」

艾維·利說:「每一天都要這樣做。當你對這種方法的價值深信不疑後,開始請你公司的所有人也開始這樣做。這個試驗你愛做多久就做多久,然後,你給我寄支票來,你認為它價值多少,就給我多少錢。」

整個會議歷時不到半個鐘頭;幾個星期之後,施瓦布給艾維·利寄去了一張2.5萬美元的支票。

5年後,這個當年鮮為人知的小鋼鐵廠,一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。艾維·利提出的方法為查理斯·施瓦布賺得一億美元之多。

創業路上有許多創業者總是喟嘆:時間不夠用,所以無法做好應該做好的每一件事!殊不知,你的時間和競爭對手的時間。一樣都是24小時,那麼,請問對手又是何以能好整以暇對付你?

管理者有三大管理重點,「時間管理」是其一,另二大管理分別為「目標」與「數據管理」。哈佛商學院教授柯普朗(Robert Kaplan)在《百大CEO都上過的哈佛領導課》(What to Ask the Person in the Wirror)一書中指出,領導人應該自問最重要問題之一:「你的時間運用,和企業發展的重要事務優先順序相符嗎?」

時間是最稀有的資源

「時間是最稀有的資源,除非善加管理,否則一事無成。」管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)提醒你、我,看待時間管理的重要性。但現今市場上,許多企業的時間管理,仍然存在很大的改善空間。

麥肯錫顧問公司資深顧問貝文斯(Frankki Bevins)與德史麥特(Aaron De Smet)在《麥肯錫季刊》指出,企業可以從以下5個要點進行改善組織的時間管理:

1.規劃領導人的時間預算。

2.在推動組織變革時,應將時間因素納入考量。

3.每個人皆應定期衡量與管理時間。

4.細心規畫主要行事曆。

5.提供高水準的行政後援。

「時間就像水一樣」。水,能載舟、也能覆舟。「載」或「覆」的差別,端視於你如何發揮它應有的產值!在於你能否將有限的時間,運用在真正影響企業發展取利的每一個關鍵事項上。

時間,終究都會告訴我們這一切的答案。(作者現職:中華民國全國創新創業總會/奇佳餐飲管理顧問公司 資深專案顧問)◇