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疫情嚴峻 公務機關防疫經驗談

不管疫情如何嚴重,只要管理者用心去思考並且提前布達,讓全體員工做好心理準備,配合執行辦理,相信臺灣一定會度過這次嚴峻的疫情難關。(Shutterstock)
不管疫情如何嚴重,只要管理者用心去思考並且提前布達,讓全體員工做好心理準備,配合執行辦理,相信臺灣一定會度過這次嚴峻的疫情難關。(Shutterstock)

文/曉峯
我在公務機關工作,這次武漢肺炎(中共病毒)疫情突然蔓延,所有人都陷入恐懼的狀態,因為公務機關無論疫情如何嚴重,都要持續運作為民眾服務。那麼,該如何維持單位核心業務持續運作呢﹖這是每個機關首長要詳細規劃與推行,才能達成保護同仁與持續運作的目標。

進入第三級警戒,所有公務機關要符合:停止室內5人以上,室外10人以上之聚會。亦即要做人流管制,因為我們單位是隸屬中央機關,且是獨立辦公大樓,如何達成配合地方政府規範,完全要靠自己規劃與執行。

於是,我立即召集部門主管會議。首先,要持續提供服務的核心業務,集中於入門的中庭,避免民眾樓上樓下往返浪費時間,除就近服務也可防止洽公民眾,在整棟大樓到處走增加感染風險,所以決定將原在三樓的三項業務服務櫃臺,遷至一樓中庭,再搭配原設於一樓另二項核心業務,主要的五項服務業集中於一樓辦理,而需要的活動桌椅、桌布、桌墊、電腦設備、電話等設備,動員所有同仁開始搬運架設。

在順利推行中,突然想到沒有保護同仁與民眾的隔板,我立即請採購人員趕緊請廠商來丈量,並要求兩天內做好,慶幸隔天下午廠商送來櫃臺隔板,第三天早上所有服務櫃臺上線,我們符合停止室內5人以上聚會規範,因為中庭空間較大,我以1.5公尺為距離,增設5張等待座椅,在安全範圍內容納更多的人,並在門口空地架設兩座大帳棚,備有塑膠椅,讓人流管制在外的民眾有休息的地方,同時彼此保持1.5公尺距離。

對內部人員而言,嚴格要求同仁上班到所時量體溫,除喝水用餐時可脫下口罩外,其餘時間一律全程戴口罩,並規定只能在自己的座位用餐,茶水間不能超過三個人,並請同仁要設想,你旁邊的同事可能是感染者的預防心理,唯有嚴格規範才能避免群聚。

因為我們的工作需要時常答覆民眾相關諮詢問題,長時間戴口罩講話是很難過的事,我上網搜尋發現有口罩支架產品,立即購買分贈同仁,讓大家能舒服的長時間戴口罩配合防疫。

公務機關為了怕單位內有人確診,造成所有人要隔離影響核心業務執行的困境,推行部分人員「異地辦公」,上級安排我們與鄰近單位互為異地辦公機關,我請人事部提供異地辦公人員名單,並要求主管們要考慮這些人未來能不能確實執行核心業務,所以不但其工作能力很重要,也要考量同仁上班路程會不會太遠,盡量找住在鄰近的人異地辦公才符合效益。

隨著疫情更嚴峻,公務機關推出居家辦公,即將現址辦公與異地辦公的人員,再拆分兩組,第一組人員先在辦公室上班三天,第二組人員居家辦公:三天後,第二組人員到辦公室辦公,居家辦公時不可以無故到辦公室,其目的就是怕有人確診後影響整個公務機關運作。

除了安排分組名單,更需考慮同仁家中個人電腦的情況,因為我們執行業務需要以自然人憑證認證、需要讀卡機,知道很多人沒有讀卡機,於是請資管人員蒐集倉庫內舊的讀卡機,重新下載驅動程式,讓同仁於居家辦公時有適合的工具運用,完成居家辦公任務。

我想,不管疫情如何嚴重,只要管理者用心去思考並且提前布達,讓全體員工做好心理準備,配合執行辦理,相信臺灣一定會度過這次嚴峻的疫情難關。◇