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讓每天更充實 從瞎忙到高效率!

如果你想每天都完成更多的工作,就必須致力於提高效率,而不僅僅是忙碌。(Pexels)
如果你想每天都完成更多的工作,就必須致力於提高效率,而不僅僅是忙碌。(Pexels)

文/Brian Buffini 編譯/徐海韻
下面這個場景聽起來熟悉嗎?你開始新的一天,準備完成你的待辦事項清單上的每一件事,但之後,不知怎麼的,你就偏離軌道了。社交媒體、電子郵件、簡訊和其他干擾會阻礙你,不知不覺中,來到中午,你還在想這一天都去哪了!

事實上,忙碌並不意味著效率高。情況往往恰恰相反。忙碌意味著你的日程安排很滿,但完成的可能很少。另一方面,當你效率高時,你很忙,但你是在完成任務並且最大化你的時間。

那麼,是什麼阻止你從忙碌走向高效率呢?

分心!根據研究,一般人每8分鐘就被打斷一次!想想看,你多久檢查一次手機?大概每5分鐘一次。有這麼多分心的事情要處理,要有效率非常困難,但還是有一種辦法。

下面這六個強大的策略,可以幫助你提高生產力,每天完成更多的工作。

1. 堅持辦公時間

如果你是個體經營者,更應該制定自己的時間表。儘管自營者很自由,但是當時間界線變得模糊時,會產生很多問題。為了確保你能按部就班,可以考慮傳統的辦公時間——適合你的時間。這樣做會讓你更負責任,當你工作時,就能全身心的投入。

此外,把一天中與工作無關的事情,如看醫生或外出辦事,列為「不在辦公室」。這種心態有助於你的一天效率更高,因為當你「按時間表」工作時,會完全專注於手頭的任務。

2. 「強力一小時」

如果你有一個重要的工作需要完成,但卻一直拖延,請花一個小時的時間專注於它。

設一個計時器,在門上掛一個標誌,讓周圍的人知道不要打擾你,把手機設置為「請勿打擾」,讓電子郵件的通知靜音。沒有任何東西可以分散你的注意力,有固定的時間來完成手頭的任務,你會努力完成工作,取得更多的成就。

3. 把重點放在第一位

當你試圖完成待辦事項清單上的工作時,每天設定三個主要的優先事項。這些是你的「大石頭」——不可移動的物體,如果你想取得進展,就必須先解決這些。總會有突然出現的問題讓你偏離正軌,但要避免對這些小的狀況做出反應。相反,應該先完成大事,然後再處理小事。這是確保你至少從清單上劃掉一項主要工作的方法!

4. 時間分配和時間分批

時間分配是一個非常有用的工具,可以讓你的一天收穫更多。你如果為特定的活動分配特定的時間段,你就會確切知道什麼時間完成哪一項任務,以及要花多長時間。每天早上,把你的一天分配好時間段,然後盡最大努力堅持這個計畫。如果偏離了方向,可以隨時調整,並在第二天補上錯過的內容。也可以考慮時間分批——把類似的活動安排在一起,比如會議和赴約。以這種方式對任務進行分組非常省時和高效。

5. 休息時間很重要

沒有人可以不停的工作。在一天中安排休息的時間非常重要,以免筋疲力盡。如果你沒有時間鍛鍊,在午餐時花15分鐘去散步,呼吸一些新鮮空氣並減壓。當你回來的時候,會感到神清氣爽,充滿活力,為再次開始工作做好準備。一天中也要定時進行片刻的休息。

6. 遠離讓你分心的事情

我們很容易在不知不覺中浪費時間。要知道你在哪裡浪費了寶貴的時間,記錄下你花在社交媒體和電子郵件上的時間。通過記錄時間,你就能找出最大的干擾因素,然後加以限制!

試試這些建議:

▲啟動手機上的「打擾模式」或「飛行模式」,這樣通知就不會彈出。

▲當你真正需要集中注意力時,把手機放在另一個房間。

▲關閉電腦上所有與當前任務無關的視窗,包括電子郵件。

▲一旦你知道是什麼讓你在工作中分心,就能夠輕鬆做出調整。

如果你想每天都完成更多的工作,就必須致力於提高效率,而不僅僅是忙碌。通過使用這六個策略,你會從你的待辦清單上劃掉更多的任務,而且再也不用擔心你的一天又到哪裡去了!

——轉載自《企業家》(Entrepreneur)原文:6 Productivity Hacks to Avoid Distractions and Stay on Task刊於Entrepreneur網站。◇