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收納3原則 告別堆積如山的文件

直立收納文件。(Shutterstock)
直立收納文件。(Shutterstock)

文/近藤麻理惠(Marie Kondo)、史考特.索南辛(Scott Sonenshein) 譯者:謝佩妏
你認識那種老是在問「那份文件跑去哪裡」的人嗎?這是因為他們經常把文件都堆疊在桌上⋯⋯

讀到這裡的人,有些可能已經開始焦慮。即使整理過了,文件終究還是會快速累積,變亂是遲早的事。但各位不需要擔心,只要按照以下介紹的收納三原則去做,你就可以永遠告別堆積如山的文件。

收納文件3大魔法

按照以下介紹的收納三原則去做,你就可以永遠告別堆積如山的文件。(Shutterstock)按照以下介紹的收納三原則去做,你就可以永遠告別堆積如山的文件。(Shutterstock)

原則1:每一張紙都要分類

首先,把文件分成清楚明確的類別,例如簡報、提案、報告、帳單等,或者也可以按照日期、專案,或是客戶、病患或學生的姓名來分類。我有個客戶就把文件分成「設計構想」、「管理構想」、「英語學習」和「留存的文件」這些類別。

使用你認為最好用的分類系統。重點是,絕對不要「只是因為⋯⋯」就把任何一張紙留下來。現在就開始用你最順手的方式將文件分類。一定要把每一張紙都確實分類。

原則2:直立收納文件

堆疊文件有兩個壞處:第一,因為很難確定有多少文件,久而久之就會越堆越高,變成一團亂;第二,你會忘了壓在最底下的文件,為了找文件還得浪費時間。

為了追求最佳效率,用直立式文件櫃來收納文件是關鍵。把每個類別的文件收在個別的文件夾裡,然後放進檔案櫃或架子上的直立式文件盒。這種收納方式一眼就能知道自己存了多少文件,看起來也很井然有序。

原則3:待辦文件另外收盒子

把必須當天處理的文件放進「待辦文件盒」。同樣的,我建議使用直立式的文件盒,這樣才能清楚看到有多少文件需要處理。如果你比較喜歡平放的托盤式文件盒,當然也無妨,但千萬別忘了壓底的文件。待辦文件處理完後,不需要留著的就立刻丟掉。

整理文件跟整理其他東西一樣,會讓管理文件變得輕而易舉,因為你清楚知道各種類別文件的數量和收納處。整理好文件並決定每個類別的文件要放哪裡之後,看看你的工作空間,判斷你能用來收納這些文件的最大空間。

一旦文件數量超過收納的空間,文件就會多到沒地方放,這就表示你該重新檢查自己的文件了。看看有哪些文件不需要再保存,就可以丟了。固定這樣檢查,文件就永遠不會變亂。

小心掃描的陷阱!

掃描非常方便。把你決定要丟掉的文件掃描存檔,是再簡單不過的事。但就是因為太方便,有時才會栽在這上面。

有客戶告訴我,他想把書裡的重要段落掃描之後再丟掉,但花的時間卻比他預期還要久。過程中他發現掃描的工作很無趣,就決定改用智慧型手機拍照存檔。但這項作業也比他預期的還花時間,最後他決定直接把書丟了,什麼都沒存。至於他辛辛苦苦拍照和掃描的存檔,他一次都沒打開來看過。

另外一個例子是一家牙醫診所的老闆。上整理課時,他把紙張堆在一邊,想掃描過後再丟掉,但是他想要掃描的文件愈堆愈高,文件的整體數量幾乎一點都沒有減少。那些紙張就塞進紙袋,堆在辦公室的角落,在那裡放了一個月、兩個月、三個月⋯⋯照這樣下去,他永遠沒有整理好的一天。

一年後,我去參觀他的辦公室,驚訝的發現他留著要掃描的那堆紙張,還原封不動放在原地。他發現自己整整一年都沒用過紙袋裡的文件,於是就重新整理一遍,只拿出一定要留的文件,其他全部丟掉。

有些重要文件當然有必要掃描,但開始之前可以先問自己:你真的需要保存放在一邊等待掃描的所有文件嗎?

千萬別忘了掃描所有資料需要花多少時間,而且整理和儲存這些掃描檔案也需要時間。如果有助理可以幫你做就另當別論,但如果你都自己來,可能要花費很多時間。

假如你還是想把文件掃描之後存檔,就一定要在整理時間表裡訂出一個明確的時間。只跟自己說「有空再來掃描」,那就永遠不可能完成。

  (方智出版社提供) (方智出版社提供)

——摘編自《怦然心動的工作整理魔法》,(方智出版社提供)◇