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【職場老鳥哲學】做事不求一次過關

時時留意要有一套能推動自己的計畫,而非單純倚賴意志力來行動。(123RF)
時時留意要有一套能推動自己的計畫,而非單純倚賴意志力來行動。(123RF)

文/塚本亮
工作根本沒有唯一正解,一旦陷入完美主義的想法時,就會花太多時間和精力,糾結在沒有必要的細節上,覺得「這樣做也不行、那樣做也不對」,導致遲遲無法付諸行動。你認同這樣的想法嗎?

要想完全符合工作對象的期望並不容易。你會收到來自主管或客戶的各種委託,而這多半只是他們心中描繪的理想情況。就算你照著做,也不知道做出來的成果,是否符合主管或客戶所想。

就拿企劃書或簡報來說,你一頭熱的想做到完美,不斷反覆修正,最後提交時,卻很有可能得到主管一句:「你做的方向根本不對。」若你重做時依舊企圖「一次就過」而省略報告進度,只會澆熄自己的幹勁;反之,若你能得到持續性的回饋,就能提升自己的士氣。

建議趁早做一份草案,向主管或客戶確認是否符合他們所要的方向,並先以60分為目標基準,這樣會使你的內心輕鬆許多。

寫書時,也用到這個方法。我在執筆拙作《「行動派」與「空想派」的習慣》的期間,起初寫了太多以心理學為出發點的知識,導致初稿欠缺自我風格個性和獨創性。因此,編輯希望我多加入一些個人經驗。

個人經驗更能帶來親切感和真實性,即便科學依據很重要,但光只有硬梆梆的知識,書本內容會很無聊。編輯為我指出這點後,我便著手修改初稿,在文章中添加個人經歷。

我現在會向編輯表示,「我會先寫一些草稿給你看,你儘管吐槽沒關係。」之後我會持續和編輯溝通,寫出更好的初稿。

工作上若能運用這種方法,便能大幅提升精準度和速度。

POINT:捨棄100分的完美主義,先做到60分再說。

詢問客戶的底線,但要提早完成

馬上行動的人不會真的遵守他人的指示,或工作的截止期限。因為只要一想到「還有好幾天」就會讓自己懈怠,結果逼近截止日時才開始慌張不已。所以截止期限要由自己決定,你要詢問對方的日期,再依此設定截止時間。

行動派都有共同點,他們會用這件事值不值得做的角度來判斷事物,而非用是否有前例可循。換言之,不是因為有人做才跟著做,而是由自己判斷要不要行動,縱然無前例可循,只要有意義或價值就去試。

據說人類的大腦在某一程度的緊張狀態下,反而更容易集中精神。就像考試,如果你覺得還有時間,就容易鬆懈;若想著沒有時間,反而能逼自己專注。在沒有時間限制、隨時都可以處理的情況下,你的思緒自然會飄走,難以進入狀況。

為了提起勁,你需要設立自己的目標。畢竟當別人發出指示或委託時,你會將他人委託當作他人之事,而非自己分內工作。因此,對意志力薄弱的人來說,承諾,最有約束效果,也可以藉此產生推動力。

透過承諾,能讓眼前的工作成為「自己」的工作。例如,當對方說:「一星期後提交就可以了。」你就告訴自己要在4天內完成。接著整理出所有步驟後,就大方宣布:「4天後會先提交一次。」當你做出這項宣言後,為了能在4天內完成,你的大腦就會開始運轉,思考具體可以達成的手段。

如果是長期計畫,中途特別容易鬆懈,所以要訂出許多細項目標。假定提交期限為兩個月後,你就要宣告:「下週前會完成○○給您確認。」如此你便會有「下週就要交了,得馬上處理才行」的念頭並付諸行動。

當然,你也不能明知不可行還硬為之,明明束手無策卻還告訴對方:「我可以!」結果沒實現諾言,這樣反而會讓人覺得「那傢伙只會用嘴巴做事」,並不是所有事情先宣布出來後就能順利完成,在討論截止期限時,若真的覺得辦不到時,就要直接說不行,並且重新修改截止時間。

此外,你在工作時,是否能隨時留意完成期限,將大幅改變你專心投入的程度。如果我們的時間非常有限,就能仔細評估真正能辦得到的事情,並做出取捨。

好好聽清楚對方所希望的期限,然後以提早完成為前提,評估該怎麼做,並依此制定自己的執行計畫。

我至今仍然覺得自己又懶又意志薄弱。一不小心就會冒出「能省一件事就省一件吧」的心情,而想逃避工作或健身。因此,我會時時留意要有一套能推動自己的計畫,而非單純倚賴意志力來行動。

POINT:由你自己決定截止期限。

——摘編自《管理,就是先決定不做的事》,(大是文化提供)◇

《管理,就是先決定不做的事》書封。(大是文化提供)《管理,就是先決定不做的事》書封。(大是文化提供)