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「進度不明」為何發生?2招改善工作報告流程

在互相依賴對方的情形下,如果只是單方面在一旁看著,是沒有辦法共享進度的。因此必須組織成一個,能夠強制進行進度報告的團隊,只剩這個辦法了。(123RF)
在互相依賴對方的情形下,如果只是單方面在一旁看著,是沒有辦法共享進度的。因此必須組織成一個,能夠強制進行進度報告的團隊,只剩這個辦法了。(123RF)

文/澤渡海音(工作效率改善、職場溝通專家)
「進度不明」會讓領導者或是上司感到不安。在某製造業裡,曾經針對管理階層做過一項問卷,其中有個題目是「最會讓你感受到壓力的事情」,前幾名裡就有「部下沒有主動報告進度」這一點。

為什麼會發生進度不明這樣的狀況呢?難道是因為部下不認真嗎?

當然不是,有些部下也很拚命的工作。但是,進度不明的情形還是發生了。其實關於這點,也存在著各式各樣的原因。

一、缺乏報告、聯絡、討論的過程

「報告」、「聯絡」、「討論」是職場溝通中的基本,也是了解對方工作進度的一種手段。如果可以確實做到「報告」、「聯絡」、「討論」的話,就能夠好好掌握對方目前的工作進度。雖然聽起來好像很容易辦到,可是實際實行起來,卻沒有那麼簡單。為什麼會發生沒有進行進度報告的狀況呢?

「等著對方過來報告。」
「原本想說,等到對方來問再說就好了。」
「說到底,這個根本沒有必要報告吧?」

在報告進度不順暢的職場中,我們常常可以聽到這些話。

「因為對方看起來很忙的關係,所以就遲疑,沒有馬上進行報告、聯絡、討論。」

雖然這聽起來很像是藉口,但是會抱怨「因為上司很忙,所以根本沒有機會報告」的人,其實不在少數。

不少經營者或是管理階層的人也會感嘆道:「我們家的員工,報告、聯絡、討論的技巧真的很差。」但這個部分,並不算是技巧上的問題,而是認知問題,更直接的說,其實就是組織結構上的問題。

於是,在沒有報告進度的狀況下一意孤行,你認為只要靠自己的力量,就可以辦到。但後果會變得如何呢?當某天突然有突發狀況,就會變成無法挽回的遺憾……

沒錯,鐵定要延後了!這就是令人感到無奈的「工作常有的狀況」。

二、沒有人在追蹤進度

在沒有自主報告、聯絡、討論的職場,只要有專人負責追蹤進度,還是可以確認目前的工作情況,但是……

所有人都專注於眼前的工作,光是應付自己的工作就已經吃不消了,才沒有多餘時間去關心其他人的工作進度;而且就算有些人有空,也會裝忙,即使在同一個團隊中,也不一定會理會其他同事。

說到底,還是因為太依賴對方

在這些工作進度不明的原因中,我們可以窺探到很多企業組織結構中,算是優點,但同樣也是缺點的文化。那就是太「依賴對方」了。

讓我們重新檢視上面第一點中常在職場出現的那些話吧!不管是哪一句,都將主導權交給了對方。無論是上司還是部屬,都在等著對方開口,在對方開口之前則絕口不提。因為覺得對方很忙,如此「感同身受」和「信賴」,造成了前述依賴對方的現象,也造成工作進度不明的狀態。

不過,依賴對方可不是造成進度不明的唯一原因。進度就是進度,可不能把「信賴」和「敷衍了事」混為一談!

「報告、聯絡、討論什麼的,不做也沒關係啦!」
「講求進度管理什麼的,不就代表不信任這個團隊嗎?」

就算是最頂尖的企業經營者也一樣,常常會有人一臉得意這樣說著。但是,最好不要以為每次工作,都能像那些少見的案例一樣,有美好的結果。

治療「進度不明」的2個處方箋

在互相依賴對方的情形下,如果只是單方面在一旁看著,是沒有辦法共享進度的。因此必須組織成一個,能夠強制進行進度報告的團隊,只剩這個辦法了。

主要具體的做法有以下兩點:

1.訂定溝通計畫

在訂定計畫(第1站)的時候,就要順便將溝通計畫設計進去。在一開始就決定好報告、聯絡、討論的時間點。

‧ 定期的進度報告,要在什麼時候進行呢?(例如:每個星期三的下午1~2點)
‧ 發生問題時的報告方法以及報告成員?
‧ 計畫發生變更時,要向誰、以及要用什麼方式討論呢?協議變更的流程是什麼?

只要把這些規矩定下來,就能夠更順利的共享進度。
都做到這種程度了還是忘記?還是很難向忙碌的上司報告?

對於有這些困擾的人,我會推薦以下這第2個方法。

2.設置一個負責追蹤進度的職位

追蹤、確認進度的工作,就交由一個人來專門負責。這樣的話,就可以更有效的防堵進度共享的漏洞。實際上,像是開發資訊系統這種大型的企劃案,都會設置PMO(Project Management Office)這種專門的團隊,由他們來負責進度以及問題的管理。第一線的人通常都會被眼前的工作和各種問題追著跑,因此交由第三者來追蹤、管理,是相當合理的一個做法。

不單單依靠當事者的自主性,請試著由同一個團隊裡的其他人,來負責作進度管理的工作吧!

「小川小姐,可以告訴我『所澤工廠舊址檢討再利用案件』目前的進度嗎?」
「高坂部長,我剛剛從小川小姐那邊確認了目前的進度,可以給我一點時間報告嗎?」

當事者(例如上司與部屬)比較難直接要求對方,因此要利用第三者的力量。像這樣有人負責在後面鞭策的話,工作進度不明的狀況,也會瞬間跟著變化。

另外再舉一個最簡單的例子:在每星期都會定期舉辦的會議中,營造出可以報告進度的舞臺,也是不錯的方法。請在會議時程裡加入「進度報告:15分鐘」這個流程。單單只是這樣做,就能讓進度報告在每次的會議中進行,如同定期會議一樣,融入日常的慣例之中。或許不是人人都擅長自動自發,但是對於要完成事先已經決定好的工作,卻可以稱作是世界第一。所以,請直接把該做的事情,先決定好吧!

會延後報告,正是因為我們是人啊!
會忘記報告,正是因為我們是人啊!

就讓我們想出一個就算當事人忘掉了,也沒關係的方法吧!

——摘編自《每天準時下班的超強工作術》(財經傳訊提供)◇