生產力下降？ 3招提升效率、動力

整理工作可體認到每天的工作有多重要，工作起來更有幹勁、更加專心。同時也會發現自己因為知道每件事的重要性，工作時的心動程度和動力都大幅提升。

受了我先生河原和他的理念影響，現在我只要發現工作越積越多、工作量變大，或是生產力下降，就會找時間跟他一起自我反省。

我們會運用以下三個步驟來整理工作：

步驟1：掌握現實 

我們會拿一本大素描本，橫放，畫一條平行線。把線均分成十二等分，標出十二個月，在每個月寫下行事曆上已經決定的所有事，例如：三月：紐約演講；五月：電視錄影；八月：出版新書。

我們會在底下寫出我們想做、但時間還沒決定的事，這樣就能清楚、完整的掌握正在進行和即將到來的工作。

步驟2：決定工作優先順序和時程 

按照每件工作的重要程度排出順序。我們會問自己這類問題：我為這件事心動嗎？它會促成怦然心動的未來嗎？還是無論心不心動，我都得做這件事？判斷一件事「是否會促成怦然心動的未來」時，我們考慮的是它能否幫助我們達成目標，並實現公司的宗旨，那就是「讓世界井然有序」。

決定工作的優先順序後，再來思考每件事要投入多少時間，並寫在素描本的計畫表裡。基本原則就是，把大部分的心力分配給令人心動或促成怦然心動的未來工作，只在無論如何都得做的事上花最少的時間。

在素描本寫上每件工作之後，我們會全部再檢查一遍。要是發現投入出版相關工作或品牌知名度的時間太多，就再調整分給每個專案和工作的時間。

步驟3：把專案拆成詳細的工作 

以上兩個步驟能對工作有全面的掌握，包括每項工作的優先順序和所需時間。

第三步是把每個專案拆解成詳細的工作，然後輸入Google行事曆或寫進記事簿。完成後，我們會再瀏覽行事曆最後一遍。如果認為某個任務並不重要，就刪掉或移到其他時間。

調整過的行事曆上，都是最重要、也最值得投注心力的工作。

這套整理工作的基本方法，不只可以用來整理一年的工作，也可以整理三年的工作，用來詳細檢視某個專案也很好用。一旦開始用這種方式整理工作，我漸漸體認到每天的工作有多重要，工作起來便更有幹勁，也更加專心。

透過跟河原一起整理工作的過程，我發現自己因為知道每件事（無論大小）的重要性，所以工作時的心動程度和動力都大幅提升。

——摘編自《怦然心動的工作整理魔法》，（方智出版社提供）。◇