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視訊會議大概會一直存在，看看數據就知道！社群媒體管理平臺Buffer調查發現，因為COVID-19（中共病毒）疫情，啟動遠距辦公的員工中，96%希望以後哪怕只是一部分時間，也能繼續遠距工作。
管理顧問公司麥肯錫（McKinsey）報告也提到，如果公司強制大家完全回到辦公室，大約三成員工會考慮換工作。
所以問題已經不是「要不要混合辦公」，而是你準備好怎麼好好用它了嗎？
只要有一個人用線上方式，會議就該按線上來辦！由於現實情況，很難保證所有員工都能坐在同一個會議室中開會，只要有一個同事是遠距參與，這場會議其實就已經是「線上會議」了。
這也意味著，會議的節奏、規則和互動方式，都應該考慮遠距同事的體驗。如果你的公司已經採取遠距或混合辦公模式，學會把線上會議開好，真的非常重要。畢竟，溝通和協調一直是公司最看重的能力，而這些大多在視訊會議中進行。
多數混合式會議失敗的原因是遠距人員沒有參與感。良好的設備固然重要，但設備是輔助工具，與會者的交流與討論才是主角。想推動混合式會議，必須讓每個參與會議的人都能了解會議所要討論的事項，並有公平的發言機會，如同面對面會議一般自然，如此才能提高與會者的參與度，討論才會熱烈。
怎麼提高會議效率？
下面是簡單、好用、但經常被忽略的做法。
1.良好的視訊會議設備
良好的視訊會議設備，能讓虛擬會議有如面對面會議般自然。如果會議開始10分鐘，還有人聽不到聲音，會嚴重干擾參與者的專注力。設備的選擇需考慮簡單快速，讓大家很快就能進入會議模式。如採用統一的通訊平臺Microsoft Teams 、Zoom或Google Meet，都是很好的開會工具。
解決看不到肢體語言、臉部表情的問題。可以在會議室安裝攝影機拍攝每個與會者，或者每個人都打開筆電攝影鏡頭。這樣每個與會者的影像都集中在一個畫面，每個人都能看到彼此，沒有遺漏，也能創造團體氛圍。
混合式會議要能做到讓虛擬會議有如面對面會議般自然。（Shutterstock）2.保持開放的混合式會議
實體會議室的與會者，有時碰到有爭議的議題，可能暫時離開會議現場，做更深入的意見交換。在混合式會議中，也可以提供遠距工作的同事，針對特定議題短時間（如15分鐘）離開，進行非正式的意見交換。
3.制訂會議議程
線上會議最怕的是聊著聊著跑題，最後什麼也沒留下。一旦討論開始偏離議題，主持人要敢於溫和的拉回來，或者建議「這我們另外找時間再聊。」大家都會感謝你幫他們節省時間。
一個清楚的會議議程真的很重要。會議議程在開會前擬好發給大家。會議期間，主持人以投影片或在會議室的白板上展示議程，以便大家都能專注在議程的討論，不跑題。
4.主持團隊分工有序
主持團隊各有分工扮演的角色，例如：經理負責議程掌控，跟蹤每一個議題，確認每個議程都充分交流。另一位協助遠距工作的同事，連線是否順暢，以及提醒需要討論的議題等。這麼做可以確保每個人都跟上會議的進度，沒有人落後。
主持人鼓勵大家提供意見，讓混合式會議越開越好，更能凝聚共識。
5.每個人都有發言機會
別讓會議只剩下幾個人在說話。線上會議，其實有不少人不太敢隨時插話。要開麥、找時機、還怕打斷別人，這些都會讓本來就內向的人更沉默。
還有一種常見的情況，辦公室的同事主導會議，因而忽略了遠距同事。缺少遠距同事的聲音，會議的交流就不完整了。
主持人可以多給大家一些「不用搶話也能參與」的方式，例如：利用協作工具記錄會議內容，讓大家在會前或會後用文字補充想法；或者在視訊通話中即時加文字和視覺內容，增加互動感。
成功的混合式會議，要讓每個人都有發言的機會。（Shutterstock）6.肢體語言
讓與會者說話時都對著攝影鏡頭（等於對著每個人）說話，這樣每個人都能從鏡頭看到你在說話，也能看到你說話的表情和肢體語言等。
7.回饋機制
剛開始執行混合式會議時，需要多聆聽改進的反饋。可以在會議結束後詢問大家，也可以用匿名的方式徵詢大家的意見。這些線索都是改進會議的好方式。
如果你自己也在練習主持會議，不妨直接說出來，大家通常會更願意給真正的反饋。
混合式會議開得好不好，關鍵不在「用沒用視訊」，而在於有沒有用心設計，讓與會者不管在辦公室或在遠距工作，都能溶入會議的討論之中，達成共識。
領導者需要多想一想：我的團隊適合什麼樣的節奏？什麼方式能讓更多人參與？如果做對了，混合式會議不但不會拖慢效率，反而能讓整個組織變得更輕量、更高效率。◇
如果做對了，混合式會議不但不會拖慢效率，反而能讓整個組織變得更輕量、更高效率。（Shutterstock）
