商管生活年度計畫與進度追蹤

文／昌融君

「經營績效，功在追蹤」，雖然看起來很簡單，但做起來卻是效果十足。目前雖然大環境不是很好，但筆者指導的公司業績和利潤成長卻都能有25～30%的亮麗表現，究其原因，在於進度的徹底檢討及有效對策的立竿見影，建立良好的成效。 

大方向、小目標，把每一階段的工作做到最好，每位員工同仁在工作上追求卓越如能有這樣的體認，公司的經營體質透過員工內部教育訓練，一定能形成良好的經營理念共識。目標細化是做好公司工作重點的一個很好的工作指標。

年度計畫、按照大環境、競爭狀況、公司體質，確定了公司的成長率、業績和利潤目標，每一個部門即可依據公司的策略，把年度計畫依序分為季、月、週，每日的具體要達成的目標，把每一天的工作都能做到最好或者提前完成；如果遇有差異，立即究其原因，馬上改善，確保目標進度如期完成，這種積極的工作態度，公司的任何經營成果都會是值得預期的。

週四追蹤日 經營見成效

許多企業界的朋友問我，多久追蹤一次是比較理想的？由於企業不同的型態、 專業、規模，追蹤的時間是沒有制式的，只要合乎公司的要求和期望即可。一個月檢討追蹤一次，是有點緩不濟急，但如果每天都追蹤進度，則有疲於奔命，負荷過重的力不從心之感。

權衡輕重，我都建議每週四9:00～12:00定為追蹤日是比較合適的。 我的認知是星期四追蹤之後，星期五即可有新的做法，可以在六、日醞釀好的情緒和規劃，進而在週一至週四去衝刺。經過多家公司執行結果的見證，每週四9:00～12:00作為公司進度追蹤日，是值得作為每一家公司的參考和借鏡。

培養輕重緩急判斷力

在進度追蹤時，我都會建議以工作重點作為主要追蹤項目。物有本末，事有輕重緩急，優先次序。如果事事都是重點，那就毫無重點可言，因此要培養員工同仁對事情的重要性，急迫性要有判斷的能力。每一個部門的工作重點以3～5項為原則，最多不超過5項，但基本一定要有3項。

例如業務部門可以用業績、收款、客戶數開拓進度、新產品推展進度、促銷工作進度、利潤等作為重點。工廠則以生產進度、成本降低、不良率、生產力、工作效率、設備使用率；企劃部門則以廣告媒體規劃、廣告效益、企劃專業、新產品研發進度、促銷計畫作為追蹤具體的項目。

時間管理 有效追蹤

進度追蹤時，能夠量化、有數據可以衡量，效果是比較好的。因此，在選定工作重點項目之後，應該有預定工作成果或目標，具體達成計畫、承辦人員、工作進度，以及希望公司主管協助事項；凡事豫則立，不豫則廢，在事前訂好目標，可行的計畫是有助於追蹤進度的進行。

在這方面「追根究柢，有效對策」台塑公司的精緻管理是做得最有成效的典範。如果工作進度，員工同仁都能做好時間管理，有效的追蹤，年度目標一定可以如期完成，加上3～5年的中長期規劃，一定可以建立可長可久的企業文化，進而邁向永續經營的長遠目標。

5%優異表現的奧祕

美國人非常重視績效和效率，我們也知道有績效的效率才是有意義的，如果沒有績效，效率再好也是無一可取，枉然做。因此我們重視工作進度，追蹤的同時，必須積極的以能有績效的達成作為前提，要有這樣的體悟。優質的美國企業非常重視follow-up system；如果您仔細分析，在競爭的環境中只有少數的5%是表現最為優異，15%是優良，50%是普通，但有30%是做得不好，生活不如意的。人們也許會問，為什麼會產生這種差異？美國人喜歡透過市場調查了解個中奧祕。

他們發現最優秀的5%具備有5種特質，那就是設定目標、具體計畫、徹底執行、追蹤進度以檢討改善；我們固然要依據顧客的真正需求以及潛在市場設定具體可行的目標，那一定是有數據的、量化的、可行的，不能以天邊的彩虹、浪漫、不負責任的規劃；目標是明確的，具體計畫必須是公司體質全力以赴可以達成的。成功的關鍵就在於有沒有徹底的追蹤，如果沒有追蹤，整個流程一定會流於形式，沒有人負責的，當然成功的機會微乎其微，相信大家都會同意我的說法。

以公司整體利益進度追蹤

追蹤進度必須站在公司整體利益的立場來進行，因為公司有發展，個人才會有前途。如果每個員工同仁都有這樣強烈的公司意識，共同的經營理念，會是一個優質的經營團隊，加上追蹤進度的徹底檢討，您可以依據成果，再與去年同期比較，與上個月實際比較，再與同業的發展趨勢，市場占據率比較。

又是新年開始，所謂一年之計在於春，好的開以就是成功的一半，因此君子必須慎始。祝福所有的大紀元時報讀者，新年快樂、身體健康、心想事成！◇