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效率低、沒動力? 試試看「快速規劃法」

專家認為人完不成設定的目標,並不是能力問題,而是專注的方式的問題,換言之,是把事情由繁化簡、由多變少的問題。(Shutterstock)
專家認為人完不成設定的目標,並不是能力問題,而是專注的方式的問題,換言之,是把事情由繁化簡、由多變少的問題。(Shutterstock)

文/李平
時間太短、事情太多,覺得繁雜的各種頭緒,常干擾你專注做事情?感覺自己在被動的、不情願的應對堆積如山的責任?或嘗試時間管理,但依舊缺乏動力?還在為拖延症苦惱、為效率不高發愁?如果你有這些「症頭」,這篇文章就是為你準備的。

今天,我們介紹一種方法,刷新你的認識,遠離拖延,充滿動力、提升效率。

聽說過快速計畫法嗎?

快速計畫法是一種管理方法,英文叫Rapid Planning Method,簡稱RPM。RPM是由勵志演說家、商業導師托尼‧羅賓斯(Tony Robbins)開發的。羅賓斯是美國作家、教練、演說家和慈善家。哈佛商業出版社把他評為「二百大商業大師」,也曾入選「《富比世》百位名人」。

托尼‧羅賓斯(即安東尼‧傑‧羅賓斯)出版的圖書。他是美國勵志演說家、作家、商業導師及慈善家。(Shutterstock)托尼‧羅賓斯(即安東尼‧傑‧羅賓斯)出版的圖書。他是美國勵志演說家、作家、商業導師及慈善家。(Shutterstock)

我們先把RPM分解一下。看其中有哪些具體原則。

聚焦結果/結果導向(Results-Oriented

第一步:我真正要的是什麼?

羅賓斯說:「專注等同於威力」,「注意力集中在哪裡,能量就在哪裡。」

首先,設想一下自己想看到怎樣的結果。這是核心,日常計畫都應圍繞你現在和將來希望看到的結果來制定。可以是一天結束前把屋子打掃乾淨,也可以是個長期目標。

規劃是高效率生活工作中必不可少的。但是只是用日曆功能列出事情清單,並不能改變缺乏動力的狀態。(Shutterstock)規劃是高效率生活工作中必不可少的。但是只是用日曆功能列出事情清單,並不能改變缺乏動力的狀態。(Shutterstock)

在目標設定管理中,有SMART(Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Timely)的概念。結果導向的這一步包含了SMART目標設定的前兩個字母S和M,即具體及可測性。當一個人明確了未來的具體結果,又能隨時測評自己的進展,計畫就會更有效。

目的驅動(Purpose-Driven

第二步:我的目的究竟是什麼?

接下來,就要找到最大程度激發自身動力的理由。注意:這不是你「應該」做這事的理由,而是你「必須」做的原因。就是說,為什麼你非得做這件事不可。目的會給你的計畫帶來無窮動力,找到那個最能激發動力的理由,你就會滿懷興奮、迫不及待的付諸行動了。

具體怎麼做呢?羅賓斯建議的一個重要激勵方式,就是使用能激發自身動力的語彙。有些詞就是能給你更高層級的能量和熱情,找到這樣的詞彙就能夠改變你的機能、能量級,是行動背後的原動力。比如,你要減肥,但減重背後的原因呢?可能是健康、身材好、看起來精神、回頭率高等。當然,每個人的原因都不同,找到那個最能讓自己「興奮」的詞很關鍵。

大規模行動計畫(Massive Action Plan, MAP

第三步:具體我該怎麼做? 

寫下所有計畫。然後,再集思廣益,把所有可能幫你達成夢想的各種想法、做法和規劃都一一列出。

寫下所有計畫,再行分類,再具體製作RPM任務單。(Shutterstock)寫下所有計畫,再行分類,再具體製作RPM任務單。(Shutterstock)

將任務計畫分類

下一步就是把事項按照類別分組,使繁雜的清單瞬間濃縮,可行性更高。再根據任務的重要性、緊急程度來確定其優先次序。

建立多組RPM任務單

可依據各分類設計多組任務單,每單可設置三欄,左欄放置一類系列計畫,中間是目標,右欄為原因和激勵詞彙等。每一類做一組任務單,可以設定一天、一週、一個月甚至更長時間。

付諸行動吧!這裡有幾點提示:

1.賦予特殊意義,設定獨特角色。

2.清晰視野,提高效率。

本文主要根據亨特‧邁恩(Hunter Meine)的英文原稿改寫。◇